Escaneando documentos

Atualmente, praticamente todo mundo tem uma impressora multifuncional e pode utilizar a opção de escaneamento para passar documentos físicos para o universo digital. Porém, digitalizar um documento é algo muito mais complexo.

Escanear um documento significa, simplesmente, que você está convertendo o que está no papel numa uma versão digital, como se fosse uma foto. Este documento pode ficar armazenado num computador, pen drive ou mesmo online, e pode te ajudar em vários aspectos, mas não passa de uma simples cópia de algo que já existe.

Ao escanear um documento e gerar uma imagem dele, facilita-se o acesso ao material. Mas, como a cópia digital é apenas uma imagem, isso gera algumas limitações na hora de indexá-lo. Em termos de gestão documental, o escaneamento acaba não sendo algo tão útil, principalmente porque o documento gerado não pode ser manipulado para fins gerenciais.

Digitalização

Já digitalizar um documento vai muito além de fazer uma simples cópia e deixá-la disponível para consulta no universo digital. Na digitalização, os dados do documento são convertidos em arquivos eletrônicos, que passam por um processo de codificação binária e os metadados que resultam deste processo são usados para organizá-lo em sistemas especializados.

Ao digitalizar um documento, suas informações tornam-se códigos, o que as torna mais acessíveis e interpretáveis dentro de sistemas específicos. Isso significa que, ao utilizar um sistema de gerenciamento de documentos, é possível indexar os arquivos e recuperá-los com mais facilidade e segurança.

É claro que, para uma empresa, escanear documentos e tê-los disponíveis digitalmente é interessante pois papéis podem ser perdidos ou sofrer com a ação do tempo, se deteriorando e fazendo com que informações importantes de percam. Além disso, caso haja necessidade de enviar uma cópia de um documento online, já tê-lo disponível pode agilizar o processo.

 Fonte: profits